Email-шаблоны и рассылки
Email-шаблоны и рассылки используются для писем, которые отправляются из портала: автоматических уведомлений по событиям и информационных сообщений выбранным группам партнеров. Шаблоны помогают адаптировать тексты писем под конкретный партнерский портал, созданный с помощью PartnerOS, а рассылки новостей позволяют отправлять отдельные сообщения партнерам по электронной почте.
Для чего нужны email-шаблоны
Email-шаблоны задают тему, текст и дополнительные параметры писем, которые портал отправляет автоматически. Редактирование шаблонов позволяет использовать корректные формулировки, контакты, ссылки и стиль общения конкретного портала.
Шаблоны применяются в сценариях, где письмо отправляется из системы: регистрация компании, создание пользователя, регистрация сделки, запрос документов, запрос на обучение, изменение профиля, изменение партнерского статуса, напоминания о сроках и другие события.
Важно учитывать, что шаблон отвечает за содержание письма, но сама отправка зависит от бизнес-события и настроек почты на сервере.
Где находятся email-шаблоны в административной панели
Email-шаблоны находятся в административной панели портала в разделе «Шаблоны email».
Шаблоны email в Панели администратора.
В списке отображаются типы шаблонов и их активность. Если шаблон отключен, письмо по этому шаблону не отправляется.
Что можно настроить в шаблоне письма
В карточке шаблона можно настроить основные параметры письма: активность, тип письма, тему, текст, получателя, копии и вложение.
Редактирование email-шаблона.
Для некоторых типов писем основной получатель определяется системой автоматически. Например, письмо может отправляться пользователю, который выполнил действие, компании-партнеру или адресу, связанному с конкретным процессом. Если для выбранного типа письма адресат не передается из логики портала, может использоваться поле «Получатель».
В шаблоне также доступны параметры для подстановки данных. Они указываются в тексте в виде {название}. Набор параметров зависит от типа письма. В форме шаблона отображается список доступных параметров и их назначение.
Дополнительно можно:
- включить или отключить шаблон;
- добавить адреса в копию;
- включить информирование партнерского отдела, если адрес партнерского отдела задан в настройках владельца портала;
- подключить фрагмент шапки или подвала;
- добавить вложение к письму.
Фрагменты писем
Фрагменты писем используются как общие части писем, например шапка или подвал. Это удобно, когда несколько шаблонов должны иметь единый стиль, одинаковые контакты или повторяющийся служебный блок.
Фрагменты email-шаблонов.
Фрагмент содержит HTML-код и имеет тип: хедер или футер. В карточке email-шаблона можно включить использование хедера или футера и выбрать подходящий фрагмент.
Если в письмах нужно изменить общий подвал или шапку, обычно лучше обновить соответствующий фрагмент, а не редактировать каждый шаблон отдельно.
Когда используются автоматические письма
Автоматические письма отправляются при событиях, которые предусмотрены логикой портала. К таким сценариям относятся регистрация компании и пользователя, запросы из Личного кабинета партнера, регистрация сделок, изменение партнерского статуса, напоминания о сроках документов или статусов, восстановление пароля и другие рабочие процессы.
Перед изменением шаблона полезно проверить его тип и описание основного получателя. Это снижает риск отправить письмо не той аудитории или изменить текст, который используется в другом процессе.
Рассылки новостей
Рассылки новостей предназначены для отправки информационных сообщений выбранным группам партнеров. Это отдельный инструмент от публикации новости на публичном сайте портала и отдельный инструмент от уведомлений в Личном кабинете партнера.
Список рассылок новостей.
В списке рассылок отображаются тема, статус, количество получателей, даты создания и отправки, а также пользователь, который создал рассылку.
Создание рассылки
Рассылка создается в административной панели портала в разделе «Рассылки новостей». При создании указываются тема письма, HTML-содержимое, статусы партнеров, а также признак использования шапки и подвала письма.
Создание рассылки новости.
Перед отправкой рассылку можно открыть на предпросмотр. Это позволяет проверить, как письмо будет выглядеть с учетом HTML-текста, шапки, подвала и вложения.
После нажатия на отправку открывается страница подтверждения. На ней показывается список получателей, сформированный по выбранным условиям. Перед финальной отправкой можно снять лишние адреса или добавить дополнительные email вручную.
Получатели рассылки
Получатели рассылки зависят от выбранных статусов партнеров. В рассылку попадают пользователи компаний, у которых текущий партнерский статус входит в выбранный список.
Дополнительно учитывается подписка пользователя на новости и наличие email-адреса. Если у сотрудника компании отключена подписка на новости или не заполнен email, он не попадет в итоговый список получателей.
Поэтому перед отправкой важно проверить:
- выбраны ли нужные статусы партнеров;
- есть ли у компаний сотрудники;
- заполнены ли email-адреса сотрудников;
- включена ли у сотрудников подписка на новости;
- соответствует ли итоговый список получателей задаче рассылки.
Вложения, шапка и подвал письма
К рассылке может быть добавлено вложение. Поддерживаются распространенные форматы документов, архивов и изображений: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ZIP, JPG и PNG.
Размер вложения ограничивается настройками значений по умолчанию. Если загрузка вложений отключена или файл превышает допустимый лимит, форма не позволит сохранить такое вложение.
Шапка и подвал рассылки настраиваются отдельно в настройках хедера и футера. Для рассылки можно включить или отключить их использование. В настройках доступны стандартный режим и HTML-режим, а также поля для названия компании, телефона, email, сайта, ссылок, цветов и текста подписки.
Статусы и проверка отправки
У рассылки есть рабочие статусы: черновик, готова, отправляется, завершена и ошибка. До отправки рассылку можно редактировать. После успешной отправки она переходит в завершенное состояние, фиксируется дата отправки, а содержимое становится доступно для просмотра.
Перед отправкой обязательно проверьте:
- тему письма;
- HTML-текст;
- выбранные статусы партнеров;
- итоговый список получателей;
- вложение;
- шапку и подвал письма;
- ссылки внутри письма.
После отправки можно открыть журнал отправки рассылки. В нем отображаются получатели, статус отправки и ошибка, если письмо не было отправлено успешно.
Частые ошибки и вопросы
У рассылки нет получателей. Проверьте выбранные статусы партнеров, наличие сотрудников у компаний, заполненные email-адреса и флаг подписки на новости у пользователей.
Письмо не приходит получателю. Проверьте настройки отправки почты, статус рассылки, email получателя, журнал отправки и папку «Спам» на стороне получателя.
В рассылку попали не все партнеры. Рассылка отправляется пользователям компаний с выбранными статусами. Если у компании нет сотрудника с email или у пользователя отключена подписка на новости, адрес не попадет в список.
Не загружается вложение. Проверьте формат файла и максимальный размер вложения в значениях по умолчанию.
В письме не отображается шапка или подвал. Проверьте, включено ли использование хедера или футера в самой рассылке или шаблоне, а также заполнены ли соответствующие настройки или фрагменты.
Автоматическое письмо не отправилось. Проверьте, активен ли нужный email-шаблон, заполнены ли получатели, корректны ли настройки почты и нет ли ошибки в журнале отправки email.
Параметры в письме не подставились. Проверьте, что параметр указан в правильном формате {название} и доступен именно для выбранного типа шаблона.